Automatická evidence došlé pošty a skenů do registratury
Naskenujte došlou poštu do složky a záznam v programu Pošta a registratura vznikne sám, i s přiloženým dokumentem.
Tento produkt zatím neprodáváme ani nenabízíme ke stažení. Ověřujeme, zda ho firmy potřebují, a jeho rozsah se ještě může změnit.
Kde se ztrácí čas
Na podatelně se každý dopis naskenuje, pak se v registratuře ručně založí záznam a sken se k němu přiloží. U desítek dopisů denně je to hodně opakované práce. Akce vytvoří záznam sama a pracovník ho už jen doplní nebo zkontroluje.
Co má akce umět
- Vytvořit záznam došlé pošty s přiloženým souborem
- Datum doručení, druh dokumentu a věcný popis podle pravidla nebo názvu souboru
- U e-faktur doplnit dodavatele, číslo a částku z údajů faktury
- Před zaevidováním převést sken do PDF/A nebo ho rozdělit po dopisech
- Označit záznam ke kontrole, pokud některý údaj chybí
- Záznam o každém zaevidovaném dokumentu
Pro koho je určena
- Obce, školy a organizace, které používají Poštu a registraturu
- Firmy s podatelnou a větším množstvím došlé pošty
- Účetní oddělení, která evidují přijaté faktury
Jak bude program fungovat
- Běží na pozadí jako služba Windows, i když není nikdo přihlášený
- Pro každou složku nastavíte masku souborů, například *.pdf, a akce, které se mají provést
- Akce lze řetězit, například převést do PDF/A, podepsat a odeslat e-mailem
- Zpracované soubory přesune do archivu, chybné odloží i s popisem chyby
- Soubory se zpracovávají ve vašem počítači nebo síti a nikam se neodesílají, pokud to není úkolem akce
Časté otázky
Co je Pošta a registratura?
Program UtilStudio pro evidenci došlé a odeslané pošty, faktur, e-mailů a dokumentů. Tato akce do něj bude dokumenty zapisovat automaticky.
Musím mít Poštu a registraturu nainstalovanou na stejném počítači?
Akce potřebuje přístup k její databázi. Přesný způsob napojení, lokálně nebo v síti, ještě upřesňujeme.
Odesílají se dokumenty mimo naši síť?
Ne. Dokumenty se zpracovávají v počítači a zapisují do vaší registratury.