Automatická evidencia došlej pošty a skenov do registratúry
Naskenujte došlú poštu do zložky a záznam v programe Pošta a registratúra vznikne sám, aj s priloženým dokumentom.
Tento produkt zatiaľ nepredávame ani neponúkame na stiahnutie. Overujeme, či ho firmy potrebujú, a jeho rozsah sa ešte môže zmeniť.
Kde sa stráca čas
V podateľni sa každý list naskenuje, potom sa v registratúre ručne založí záznam a sken sa k nemu priloží. Pri desiatkach listov denne je to veľa opakovanej práce. Akcia vytvorí záznam sama a pracovník ho už len doplní alebo skontroluje.
Čo má akcia vedieť
- Vytvoriť záznam došlej pošty s priloženým súborom
- Dátum doručenia, druh dokumentu a vecný popis podľa pravidla alebo názvu súboru
- Pri e-faktúrach doplniť dodávateľa, číslo a sumu z údajov faktúry
- Pred zaevidovaním previesť sken do PDF/A alebo ho rozdeliť po listoch
- Označiť záznam na kontrolu, ak niektorý údaj chýba
- Záznam o každom zaevidovanom dokumente
Pre koho je určená
- Obce, školy a organizácie, ktoré používajú Poštu a registratúru
- Firmy s podateľňou a väčším množstvom došlej pošty
- Účtovné oddelenia, ktoré evidujú prijaté faktúry
Ako bude program fungovať
- Beží na pozadí ako služba Windows, aj keď nie je nikto prihlásený
- Pre každú zložku nastavíte masku súborov, napríklad *.pdf, a akcie, ktoré sa majú vykonať
- Akcie sa dajú reťaziť, napríklad previesť do PDF/A, podpísať a odoslať e-mailom
- Spracované súbory presunie do archívu, chybné odloží aj s popisom chyby
- Súbory sa spracúvajú vo vašom počítači alebo sieti a nikam sa neodosielajú, ak to nie je úlohou akcie
Časté otázky
Čo je Pošta a registratúra?
Program UtilStudio na evidenciu došlej a odoslanej pošty, faktúr, e-mailov a dokumentov. Táto akcia do neho bude dokumenty zapisovať automaticky.
Musím mať Poštu a registratúru nainštalovanú na tom istom počítači?
Akcia potrebuje prístup k jej databáze. Presný spôsob napojenia, lokálne alebo v sieti, ešte upresňujeme.
Odosielajú sa dokumenty mimo našej siete?
Nie. Dokumenty sa spracúvajú v počítači a zapisujú do vašej registratúry.